英語でアルファベット順にソートするルール

アメリカでは、ハイスクールでファイリングという授業があるそうで、そこで習ったファイリングのスキルを全米どこの企業や事務所に行っても使えるように標準化したルールがあるとのことです。

そこで習う基本、名前などをアルファベット順に並べ替え(ソート)するルールについて紹介します。

参考文献:Gilbert Kahn, Theodore Yerian, Jeffrey R. Stewart, Jr., Progressive Filing, Seventh Edition, McGraw-Hill Book Company

例えば、「Jones」と「Baker」と「Weber」の3つの名前のラベルがあったとき、それぞれ1文字目から見比べ、アルファベットの文字の早い順に並べ替えます。この場合は、「Baker」が一番前に来て、次に「Jones」、最後に「Weber」の順になります。「Butler」は、「Baker」よりも後ろに来ます。2文字目が「a」のほうが「u」より先だからです。

では、「John Paul Jones」のように複数のワードからなる名前のときはどうなるでしょうか? このときは、まず「John」「Paul」「Jones」のように3つのパーツに分けます。このそれぞれのパーツを「ユニット」と呼びます。そして、ユニットをあるルールに従って並べ、1番目のユニットから順に比較していきます。ルールで決められた順にユニットを並べることを「インデクシング」と呼びます。

インデクシングの基本的なルールは20個あります。これは全米でおおむね共通です。

ルール1:個人名

姓、名、ミドルネームの順にユニットを並べます。

「John Thompson」は、「Thompson」「John」の順に、「Nora Carolyn Phillips」は「Phillips」「Nora Carolyn」の順にユニットを並べます。そして第1ユニット同士(「Phillips」と「Thompson」)を比較します。「Phillips」のほうが「Thompson」よりアルファベットが前なので、「Nora Carolyn Phillips」「John Thompson」の順にソートされることになります。

ルール2:アルファベットの順番

まず第1ユニット同士を前から1文字ずつ比較します。第1ユニットが同じときは、第2ユニットを比較します。第1ユニットも第2ユニットも同じときは、第3ユニットを比較…というふうになります。

例:
「Richard Adams」「John Peter Buckley」「Alice Ruth Buckley」「John Carl Buckley」

ユニット化:

  第1ユニット 第2ユニット 第3ユニット
Richard Adams Adams Richard  
John Peter Buckley Buckley John Peter
Alice Ruth Buckley Buckley Alice Ruth
John Carl Buckley Buckley John Carl

第1ユニットを比較すると、「Adams」が先で「Buckley」が後ろなので、「Richard Adams」がトップになります。残り3人は第1ユニット「Buckley」が同じなので、第2ユニットを比較します。第2ユニットは「Alice」と、2人の「John」なので、この2人のJohnについては第3ユニットを比較し、「Carl」「Peter」の順になるので、この4人は、

Richard Adams→Alice Ruth Buckley→John Carl Buckley→John Peter Buckley

の順になります。

ルール3:姓のみ、またはイニシャルつきの場合

姓のみのものが、姓名つきのものよりも前に来ます。

イニシャルのみの名前は、フルスペルの名前よりも前に来ます。

Nothing comes before something. (何もないものがあるものより前)です。

例:
「Richard Adams」「A. Buckley」「Alice Buckley」「Adams」

ユニット化:

  第1ユニット 第2ユニット
Richard Adams Adams Richard
A. Buckley Buckley A.
Alice Buckley Buckley Alice
Adams Adams  

この場合、第1ユニットは「Adams」と「Buckley」を比較し、前に来る「Adams」の2人は、第2ユニットのない「Adams」のみが第2ユニットのある「Adams / Richard」より前に来ます。「Buckley」の2人は、「Buckley / A.」のほうが「Buckley / Alice」より前に来ます。

そのため、この4人は、

Adams→Richard Adams→A. Buckley→Alice Buckley

の順になります。

ルール4:姓に接頭辞がつくもの

d', D', Da, de, De, Del, Des, Di, Du, Fitz, La, Le, M', Mac, Mc, O', St., Van, Van der, Von, Von derなどの接頭辞のついた姓は、1つのユニットにまとめます。

M', Mac, Mcは、その綴りのままユニット化します。

St.はSaintに書き直してからユニット化します。

例:「Phillip J. Deems」「William L. MacPherson」「William L. McPherson」「Dorothy Mack」「Vincent DeLuca」「George St. John」

ユニット化:

  第1ユニット 第2ユニット 第3ユニット
Phillip J. Deems Deems Phillip J.
William L. MacPherson MacPherson William L.
William L. McPherson McPherson William L.
Dorothy Mack Mack Dorothy  
Vincent DeLuca DeLuca Vincent  
George St. John Saint John George  

第1ユニットの「MacPherson」は「McPherson」より前に来ます。また「Mack」よりは後ろになります。「DeLuca」はそのまま1つのユニットとなり、「Deems」よりも後ろになります。「St. John」は「Saint John」に書き換えて1つのユニットに入ります。よってこの6人は、

Phillip J. Deems→Vincent DeLuca→Dorothy Mack→William L. MacPherson→William L. McPherson→George St. John

の順になります。

ルール5:会社名

会社名には、個人の名前が含まれる場合とそうでない場合があります。

個人の名前の含まれない会社名は、そのままの順番に並べます。最初の単語が外国語のときは、ユニットを分けずに次の単語と一緒に1つのユニットにまとめます。

例:「Center Hardware Store」「Curtis Secretarial School」「Il Commercio Publishing Co.」「Center Grocery Company」

ユニット化:

  第1ユニット 第2ユニット 第3ユニット
Center Hardware Store Center Hardware Store
Curtis Secretarial School Curtis Secretarial School
Il Commercio Publishing Co. Il Commercio Publishing Company
Center Grocery Company Center Grocery Company

「Il」はイタリア語の定冠詞なので、「Il Commercio」は1つのユニットにまとめます(ここが英語のTheのときは、「Commercio」だけがユニットになるので「Curtis」より前に来ますが、「Il Commercio」のときは「Curtis」より後ろになります。ルール7参照)。よってこの6つの会社は

Center Grocery Company→Center Hardware Store→Curtis Secretarial School→Il Commercio Publishing Co.

の順になります。

ルール6:個人の名前を含む会社名

会社名に個人の名前が含まれるときは、個人の名前の部分については姓→名→ミドルネームの順になります(ルール1参照)。

例:「Arthur Miller Corporation」「Drew Fruit Store」「John Drew Lumber Company」「Miller Milk Company」「P. T. Miller Corporation」

ユニット化:

  第1ユニット 第2ユニット 第3ユニット 第4ユニット
Arthur Miller Corporation Miller Arthur Corporation  
Drew Fruit Store Drew Fruit Store  
John Drew Lumber Company Drew John Lumber Company
Miller Milk Company Miller Milk Company  
P. T. Miller Corporation Miller P. T. Corporation

「Arthur Miller」「Drew」「John Drew」「Miller」「P. T. Miller」は個人名なので、それぞれ姓から先に並べ直します。そうすると、「Drew」→「Miller」の順となり、「Drew」が共通の第1ユニットとなっている2社は第2ユニット「Fruit」と「John」の比較となります。「Miller」が共通の第1ユニットとなっている3社は第2ユニット「Arthur」「Milk」「P.」の比較となります。よって

Drew Fruit Store→John Drew Lumber Company→Arthur Miller Corporation→Miller Milk Company→P. T. Miller Corporation

の順になります。

ルール7:定冠詞The

「The」はユニットにはせず、インデクシングにおいては無視します。ファイリングカードやフォルダのラベルに名前を書くときは、theが名前の最初にくるときは一番後ろに括弧をつけて書き、名前の真ん中にくるときはその位置のまま括弧をつけて書きます。

例:「Andrew the Baker」「The Charles Baker Corporation」「The Baker Dairy」

ユニット化:

  第1ユニット 第2ユニット 第3ユニット
Andrew the Baker Andrew (the) Baker  
The Charles Baker Corporation Baker Charles Corporation (The)
The Baker Dairy Baker Dairy (The)  

この3社の順番は

Andrew the Baker→The Charles Baker Corporation→The Baker Dairy

となります。

ルール8:ハイフンのついた名前

会社名の場合、ハイフンのついた語は別々のユニットに分けます。個人の姓にハイフンがつくときは、1つのユニットにまとめます。個人の名前のつく会社も、個人の名前の部分にハイフンがついているときは、1つのユニットにします。

例:「The John Lee-Barry Company」「John Lee-Barry」「Lee-Barry Garage」

ユニット化:

  第1ユニット 第2ユニット 第3ユニット
The John Lee-Barry Company Lee-Barry John Company (The)
John Lee-Barry Lee-Barry John  
Lee-Barry Garage Lee Barry Garage

「John Lee-Barry」は個人の名前で、「Lee-Barry」は個人の姓なので、分けずに1つのユニットにまとめます。ただし「Lee-Barry Garage」は会社名なので、LeeとBarryを分けてそれぞれ別のユニットにします。「Lee」と「Lee-Barry」の比較では「Lee」が前となります。よって

Lee-Barry Garage→John Lee-Barry→The John Lee-Barry Company

の順となります。

ルール9:省略形

省略形の単語は、省略前の形に書き直してからインデクシングします。

省略形でないシングルレターは、1文字ずつ別々のユニットに分けます。

例:「Robt. Scott」「St. George Hotel」「Chas. Atlas」「ABC Products」「CIT Corp.」

ユニット化:

  第1ユニット 第2ユニット 第3ユニット 第4ユニット
Robt. Scott Scott Robert    
St. George Hotel Saint George Hotel  
Chas. Atlas Atlas Charles    
ABC Products A B C Products
CIT Corp. C I T Corporation

省略形である「Robt.」「St.」「Chas.」「Corp.」は、それぞれ省略前の「Robert」「Saint」「Charles」「Corporation」に書き直します。「ABC」「CIT」は省略語でないので、それぞれ1文字ずつ分けてユニット化します。

つまり第1ユニットは「Scott」「Saint」「Atlas」「A」「C」の比較になります。よって

ABC Products→Chas. Atlas→CIT Corp.→St. George Hotel→Robt. Scott

の順となります。

ルール10:接続詞、前置詞、会社名の接尾語

and, &, for, in, ofなどの接続詞はユニットにはせず、インデクシングにおいては無視します。ファイリングカードやフォルダのラベルに名前を書くときは、通常の順序で書きます。

Bros., Co., Corp., Inc., Ltd., Mfg., Sonなどの、会社名の接尾語については、独立したユニットに入れます。

例:「Macleod & Co., Inc.」「Jones and Smith」「Harris Co. Ltd.」「William Peters & Son」

ユニット化:

  第1ユニット 第2ユニット 第3ユニット
Macleod & Co., Inc. Macleod & Company Incorporated
Jones and Smith Jones and Smith  
Harris Co. Ltd. Harris Company Limited
William Peters & Son Peters William & Son

「Macleod & Co., Inc.」の「&」はインデクシングにおいて無視するので、第1ユニットに一緒に入れます。「Jones and Smith」の「and」も同様です。「Co.」「Inc.」「Ltd.」はそれぞれ「Company」「Incorporated」「Limited」に書き換えます。「William Peters & Son」の「&」は無視しますが、「Son」は独立したユニットに入れます。

よって順番は

Harris Co. Ltd.→Jones and Smith→Macleod & Co., Inc.→William Peters & Son

になります。

ルール11:1語にも2語にもできる単語

1つのユニットにまとめます。

例:「North East Weaving Mills」「Northeast High School」「Inter State Bus Co.」「Interstate Trucking Co.」

ユニット化:

  第1ユニット 第2ユニット 第3ユニット
North East Weaving Mills North East Weaving Mills
Northeast High School Northeast High School
Inter State Bus Co. Inter State Bus Company
Interstate Trucking Co. Interstate Trucking Company

「North East」と「Northeast」、「Inter State」と「Interstate」は同一のものとして扱います。ですのでこれらはそれぞれ第2ユニット同士の比較となります。よって順番は

Inter State Bus Co.→Interstate Trucking Co.→Northeast High School→North East Weaving Mills→

となります。

ルール12:地名を含む会社名

地名は別々のユニットに分けます。ただし最初の単語が英語でないときは除きます(たとえばLos AngelesのLosはスペイン語なので、1つのユニットにまとめます)。

例:「New Jersey News Co.」「New Haven Clock Co.」「Wilkes-Barre Bus Co.」「Des Moines Shoe Co.」

ユニット化:

  第1ユニット 第2ユニット 第3ユニット 第4ユニット
New Jersey News Co. New Jersey News Company
New Haven Clock Co. New Haven Clock Company
Wilkes-Barre Bus Co. Wilkes Barre Bus Company
Des Moines Shoe Co. Des Moines Shoe Company  

「New Jersey」「New Haven」は英語の地名なので、それぞれ単語ごとにユニットを分けます。「Des Moines」は英語でない地名なので、1つのユニットにまとめます。「Wilkes-Barre」は英語でない地名ですが、ハイフンがついており、個人の名前でないので、ルール8に従ってハイフンの前後の語は別々のユニットに入れます。

これらの4社の順番は、

Des Moines Shoe Co.→New Haven Clock Co.→New Jersey News Co.→Wilkes-Barre Bus Co.

となります。

ルール13:称号、学位

称号や学位はユニットにはせず、インデクシングにおいては無視します。

Jr.、Sr.、2ndなどは、独立したユニットに入れます。

カードやフォルダのラベルに書くときは、括弧をつけて名前の末尾に書きます。

例外その1:称号に続く名前が1つだけのときは、順序を変えず称号も独立したユニットに入れます(例:Queen Elizabeth)。

例外その2:称号が会社や協会の名前の最初の単語の場合には、独立したユニットに入れます。

例:「Dr. Henry Prince」「Prince George」「Prince George Fisheries」「John Prince, Jr.」「John Prince, Sr.」

ユニット化:

  第1ユニット 第2ユニット 第3ユニット
Dr. Henry Prince Prince Henry (Dr.)  
Prince George Prince George  
Prince George Fisheries Prince George Fisheries
John Prince, Jr. Prince John (Jr.)
John Prince, Sr. Prince John (Sr.)

「Dr. Henry Prince」は「Dr.」を無視して「Henry Prince」を姓→名の順にユニット化します。「Prince George」は上記例外その1により「Prince」と「George」に分けてユニット化します。「John Prince, Jr.」「John Prince, Sr.」はそれぞれ、「Prince」「John」「Jr.またはSr.」に分けてユニット化します(Jr.とSr.はラベルに書くときは括弧付きにします)。なので第1ユニットはどれも「Prince」になります。

「John Prince, Jr.」「John Prince, Sr.」は第3ユニット同士の比較となり、「Jr.」のほうが「Sr.」より前に来ます。よって順番は

Prince George→Prince George Fisheries→Dr. Henry Prince→John Prince, Jr.→John Prince, Sr.

となります。

ルール14:所有格

アポストロフィ+sで終わる単語の場合、後ろのsはインデクシングにおいては無視します。

s+アポストロフィで終わる単語の場合、後ろのsはもともとの単語に含まれるため、インデクシングにおいて考慮に入れます。

Consider everything up to the apostrophe. (すべてアポストロフィまで考慮せよ)

例:「Myer's Oxygen Service」「Myers' Paint Store」「Thomas B. Myer」「Henry Myerson」

ユニット化:

  第1ユニット 第2ユニット 第3ユニット
Myer's Oxygen Service Myer's Oxygen Service
Myers' Paint Store Myers' Paint Store
Thomas B. Myer Myer Thomas B.
Henry Myerson Myerson Henry  

「Myer's」と「Myer」は同一のものとして扱います。「Myers'」はこれらより後ろに来ます。よって順番は、

Myer's Oxygen Service→Thomas B. Myer→Myers' Paint Store→Henry Myerson

となります。

ルール15:政府機関の名前

米国の連邦政府機関の名前は、「United States Government」→「省(department)の名前」→「局(bureau)の名前」→「委員会(commission、board)の名前」という順に書き直してから、ユニット化します。

米国以外の政府機関の名前については、「国名」→「省(department)の名前」→「局(bureau)の名前」→「委員会(commission、board)の名前」の順に書き直し、ユニット化します。

政府機関名に用いられる「Department of」「Bureau of」「Division of」「Commission of」「Board of」などの語はインデクシングにおいては無視し、カードやフォルダのラベルに書くときは、括弧をつけて書き直した語の後ろに置きます。国名に「Kingdom of」「Republic of」などがつくときも、同様にこれらの語は無視します。

政府機関でない組織の場合は、これらの語も独立したユニットに入れます。

例:
「U. S. Dept. of Agriculture(米国農務省)」
「U. S. Dept. of Commerce, Bureau of Census(米国商務省統計局)」
「Kingdom of Sweden, Ministry of Defense(スウェーデン王国防衛省)」
「Republic of Uruguay, Dept. of Trade(ウルグアイ共和国貿易省)」
「Committee for World Travel」

ユニット化:

  第1ユニット 第2ユニット 第3ユニット 第4ユニット 第5ユニット
U. S. Dept. of Agriculture United States Government Agriculture (Dept. of)  
U. S. Dept. of Commerce, Bureau of Census United States Government Commerce (Dept. of) Census (Bureau of)
Kingdom of Sweden, Ministry of Defense Sweden (Kingdom of) Defense (Ministry of)      
Republic of Uruguay, Dept. of Trade Uruguay (Republic of) Trade (Dept. of)      
Committee for World Travel Committee for World Travel    

米国の政府機関は「United」「States」「Government」と3つのユニットに分けます。その後ろは省や局の固有名詞だけをユニット化し、「Dept. of」や「Bureau of」は括弧書きにします。

「Kingdom of Sweden」「Republic of Uruguay」はそれぞれ国名だけを取り「Sweden」「Uruguay」としてユニット化し、「Kingdom of」や「Republic of」は括弧書きにします。

最後の「Committee for World Travel」は政府機関ではないため、「Committee for」と「World」と「Travel」を別々のユニットに分けています。

順番は、

Committee for World Travel→Kingdom of Sweden, Ministry of Defense→U. S. Dept. of Agriculture→U. S. Dept. of Commerce, Bureau of Census→Republic of Uruguay, Dept. of Trade

となります。

ルール16:その他の行政組織

行政区域名→分類(state, county, city)→部局名(department, bureau, division, commission, board)の順にインデクシングします。

例:
「Dept. of Education, New York State(ニューヨーク州教育省)」
「Board of Education, New York City(ニューヨーク市教育委員会)」
「Bureau of Weights and Measures, State of Oregon(オレゴン州軽量局)」
「Water Dept., Town of Verona, New Jersey(ニュージャージー州ベローナ町水道局)」

ユニット化:

  第1ユニット 第2ユニット 第3ユニット 第4ユニット
Dept. of Education, New York State New York State Education (Dept. of)
Board of Education, New York City New York City Education (Board of)
Bureau of Weights and Measures, State of Oregon Oregon State Weights and Measures (Bureau of)
Water Dept., Town of Verona, New Jersey Verona Town Water (Dept.)  

「State of Oregon」「Town of Verona」はそれぞれ「Oregon」「State」と「Verona」「Town」でユニット化します。「New Jersey」はユニット化しません。なぜならこれはVerona Townの行政機関であってNew Jersey州のそれではないからです。

Board of Education, New York City→Dept. of Education, New York State→Bureau of Weights and Measures, State of Oregon→Water Dept., Town of Verona, New Jersey

の順になります。

ルール17:数字

数字は、英語で綴り直した上、1つのユニットにまとめます。但し1,000以上の数字については、例えば1,205は、one thousand two hundred fiveではなくtwelve hundred fiveと綴ります。

例:「Warehouse on 22nd Street」「The 6th Street Building」「The 6th Street Theater」「71st Street Garage」「1812 House」

ユニット化:

  第1ユニット 第2ユニット 第3ユニット
Warehouse on 22nd Street Warehouse on Twenty-second Street
The 6th Street Building Sixth Street Building (The)
The 6th Street Theater Sixth Street Theater (The)
71st Street Garage Seventy-first Street Garage
1812 House Eighteen hundred twelve House  

「22nd」「6th」「71st」はそれぞれ「Twenty-second」「Sixth」「Seventy-first」とフルスペルで書き直します。「1812」は「One thousand eight hundred twelve」ではなく「Eighteen hundred twelve」と書きます。

よって順番は

1812 House→71st Street Garage→The 6th Street Building→The 6th Street Theater→Warehouse on 22nd Street

ルール18:住所

同名の地名があるときは、市町名の順にソートされます。

個人名・会社名と市名が両方同じときは、州名を比較します。

同じ市内の別々の住所に同じ名前があるときは、ストリート名でソートされます。

同じ名前が同じストリートの複数の住所にあるときは、番地の昇順にソートされます。

例:
「Grant Stores, 20 East St., Boston」
「Grant Stores, 936 East St., Boston」
「Grant Stores, West Ave, Boston」
「Grant Stores, Newark, Del.」
「Grant Stores, Newark, Ohio」
「Grant Stores, Peoria」

ユニット化:

  第1ユニット 第2ユニット 第3ユニット 第4ユニット 第5ユニット
Grant Stores, 20 East St., Boston Grant Stores Boston East, 20 Street
Grant Stores, 936 East St., Boston Grant Stores Boston East, 936 Street
Grant Stores, West Ave, Boston Grant Stores Boston West Avenue
Grant Stores, Newark, Del. Grant Stores Newark Delaware  
Grant Stores, Newark, Ohio Grant Stores Newark Ohio  
Grant Stores, Peoria Grant Stores Peoria    

第1、第2ユニットは共通なので、第3ユニット「Boston」「Newark」「Peoria」の比較になります。「Boston」「Newark」が共通な2つはそれぞれ第4ユニット同士の比較になります。

順番は

Grant Stores, 20 East St., Boston→Grant Stores, 936 East St., Boston→Grant Stores, West Ave, Boston→Grant Stores, Newark, Del.→Grant Stores, Newark, Ohio→Grant Stores, Peoria

です。

ルール19:銀行の名前

市名→銀行名の順にインデクシングされます。

市名と銀行名が両方同じときは州名を比較します。

ファイリングカードやフォルダに書くときは州名は括弧書きで末尾に置きます。

例:
「First National Bank, Miami, Florida」
「First National Bank, Mobile, Alabama」
「Ironbound Trust Co., Newark, N. J.」

ユニット化:

  第1ユニット 第2ユニット 第3ユニット 第4ユニット
First National Bank, Miami, Florida Miami First National Bank (Florida)
First National Bank, Mobile, Alabama Mobile First National Bank (Alabama)
Ironbound Trust Co., Newark, N. J. Newark Ironbound Trust Company (N. J.)

市名である「Miami」「Mobile」「Newark」が第1ユニットに来ます。銀行名は第2ユニット以降に続きます。最後部ユニットの末尾に州名を括弧書きで記します。

順番は、

First National Bank, Miami, Florida→First National Bank, Mobile, Alabama→Ironbound Trust Co., Newark, N. J.

です。

ルール20:既婚女性

既婚女性のリーガルネームはインデクシングに用います。法的には、姓はその女性が結婚しているときに彼女が仮定する夫の名前の一部でしかありません。ですので、リーガルネームは

  1. 自分のファーストネームとミドルネーム+夫の姓
  2. 自分のファーストネーム+自分の旧姓+夫の姓

のいずれかになります。

ファイリングカードやフォルダに書くときは、Mrs.は括弧書きで末尾に置き、夫の名+ミドルネームを括弧書きでその女性のリーガルネームの下に書きます。

例:
「Mrs. Robert C. Egan(自身の名前はHelen Ann)」

第1ユニット 第2ユニット 第3ユニット
Egan,
(Robert C.)
Helen Ann (Mrs.)

「Mrs. Allen F. Walker(自身の名前はRose Vivian)」

第1ユニット 第2ユニット 第3ユニット
Walker,
(Allen F.)
Rose Vivian (Mrs.)

よって順番は

Mrs. Robert C. Egan (Helen Ann)→Mrs. Allen F. Walker (Rose Vivian)

となります。

 

 

 

 

 

 

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